Så här fungerar Klientkoll
Ärenden är ryggraden
I Klientkoll benämner vi den kundkännedom och riskbedömning som ska göras som ett ärende.
När man skapat ett nytt ärende börjar man med att samla in den information som ska ligga till grund för riskbedömningen. Därefter begär man in kopior av körkort/nationellt ID-kort, registreringsbevis och slutligen görs en riskbedömning.
När allt är klart skapas en PDF med all information samlat i ett dokument som du arkiverar tillsammans med klientens övriga dokument.
Att lägga upp klienter
Du kan lägga till dina klienter en och en eller importera dem från ett annat system.
Det enda som behövs är organisationsnumret, resten hämtas automatiskt.
Lägg till klienter en och en
Skriv in klientens organisationsnummer och e-postadress, om du har den, och klicka på knappen Lägg till. Klienten läggs till i listan och grundläggande information hämtas automatiskt.
Importera från annat system
När du har ett annat system som Klientkoll integrerar mot är det enkelt att välja vilka kunder du ska importera.
När du valt vilket system du vill hämta klienter från kommer du till en sida där du loggar in och godkänner att Klientkoll får tillgång till informationen i det systemet.
Klientkoll hämtar över kunderna från det systemet och i listan som visas kryssar du för de kunder som ska importeras och trycker på knappen Importera.
De klienter som redan finns i Klientkoll ligger längst ned i listan och det står att de redan finns.
Importera från en textfil
Om du har en textfil som innehåller organisationsnummer, namn och e-post för dina klienter visas detta i en lista när du valt filen från din dator. Kryssa för de klienter som ska importeras och klicka på knappen Importera.
De klienter som redan finns i Klientkoll ligger längst ned i listan och det står att de redan finns.
Begära kopia av körkort eller nationellt ID-kort
En av hörnstenarna i kampen mot penningtvätt är att veta vem det är du arbetar med.
Klientkoll digitaliserar processen för att det ska vara så smidigt som möjligt för dig.
När du ska begära in kopia av en identitetshandling görs det i följande steg.
- Du skriver in en e-postadress och en länk skickas till den som ska identifiera sig.
- Personen tar ett foto på sin identitetshandling, fyller i övrig information och skickar in det.
- Signeringsprocessen påbörjas med att en länk skickas till personen.
- Personen signerar dokumentet med identitetshandlingen med sitt Bank ID.
- Identitetshandlingen flyttas till sektionen för Bekräftade identitetshandlingar på ärendet.
- Du laddar ned det signerade dokumentet och arkiverar det.
Tips!
Om du ska träffa klienten i verkliga livet kan du ange din egen e-postadress så att länken dyker upp i inkorgen på din egen mobil. Fotografera körkortet, ändra till klientens e-postadress och klicka på knappen Skicka in. Då behöver klienten bara göra steget med signeringen av identitetshandlingen med sitt Bank ID.
Göra en riskbedömning
Riskbedömningen görs genom att du svarar på frågorna i en enkät. Svaren kan bestå av att du ska skriva en text, bara kan välja ett alternativ eller att du kan kryssa i flera alternativ.
Vilka frågor som ska finnas med på enkäten bestämmer du själv. Om du är medlem i SRF eller FAR så har de mallar som du ska fylla i och du kan lägga in precis samma frågor i Klientkoll.
Tips!
Det går att ha förifyllda svar på frågorna. Det gör att formuleringarna blir de samma och du behöver inte fundera på hur du skrev sist.
Du kan även skriva in flera olika svar och när du fyller i enkäten markerar du och raderar det som inte ska vara kvar.
Komma i mål
När all information samlats in och du gjort riskbedömningen ska du slutföra ärendet så att en ärenderapport skapas. Denna PDF laddas automatiskt ned till din dator och du ska arkivera den tillsammans med klientens övriga dokument.