Upptäck hur snabbt och enkelt det är att ha koll på dina klienter.
Som redovisningsbyrå eller redovisningskonsult räcker det inte med att göra ett bra jobb med bokföringen utan du ska även se till så du uppfyller kraven i lagen om penningtvätt och finansiering av terrorism.
Genom att använda Klientkoll kan du fokusera på det du är bäst på och får stöd med rutinerna som gör att du uppfyller lagens krav.
Vad är det man ska ha koll på?
Lagen om penningtvätt och finansiering av terrorism innebär att du som verksamhetsutövare bland annat behöver ha koll på följande:
- Allmän riskbedömning av den egna verksamheten
- Klientens verkliga huvudman
- Säkerställa klientens identitet
- Ha koll på vilka som är styrelsemedlemmar och firmatecknare
- Om det finns någon i ledande ställning som är PEP (person i politiskt utsatt ställning) eller RCA (anhörig eller nära medarbetare)
- Analysera och bedöma risker för penningtvätt i klientens verksamhet
- Eventuell koncernstruktur och vilka som har inflytande över verksamheterna
”Vi har redan rutiner”
Det är bra, då kan du fundera på hur mycket tid du lägger ned varje år för att säkerställa så den information du har om klienten är korrekt.
Klientkoll hämtar den information som behövs för kundkännedom (KYC, Know Your Customer)med ett musklick och du kan fokusera på kundkännedommen och riskbedömningen som är det primära.
När information samlats in och riskbedömning gjorts genereras ett dokument som du sparar tillsammans med klientens övriga dokument. Detta dokument fungerar som ett kvitto på att du gjort det som krävs för att följa lagen om penningtvätt (AML, Anti Money Laundry) och finansiering av terrorism.
Vad kommer du göra med tiden du sparar?
”Kan vi drabbas av sanktionsavgift?”
Ja. Alla verksamhetsutövare som lyder under lagen om penningtvätt och finansiering av terrorism måste uppfylla de krav på rutiner och processer som ställs. Läs mer här.
Det är rutinerna som är viktiga
Klientkoll hjälper till i processen för kundkännedom och riskbedömning av klienter. Det är lätt att anpassa så rätt frågor ställs beroende på de tjänster som erbjuds och klienternas verksamheter.
Är du medlem i FAR eller SRF så har de checklistor och frågeformulär för riskbedömning som du lägger in i Klientkoll. Det gör att det är smidigt att göra riskbedömningarna samtidigt som du uppfyller eventuella krav för att vara certifierad.
Slappna av med en bra översikt
Fast att man skapat rutiner så är det mycket man ska komma ihåg. Klientkoll har en översikt där du ser vad som behöver hanteras. Det kan vara dags att hålla utbildning för personalen, uppdatera den allmänna riskbedömningen eller så är en id-handling på väg att passera giltighetsdatum.
Ännu bättre koll på dina klienter
Nu är det lika enkelt att kontrollera om det finns något åtal, dom eller annan juridisk information relaterad till dina klienter som att få fram styrelse, firmatecknare och verkliga huvudmän.
Kryssa i ”Kontrollera juridisk information” så hämtas listan i samma knapptryckning som övrig bolagsinformation.
Om det finns juridisk information om företaget eller en person är det bra att veta eftersom du behöver ta hänsyn till det när du gör riskbedömningen.
Är du intresserad av att veta mer köper du enkelt respektive dokument och sparar det tillsammans med övrig dokumentation om klienten.
Integrerat med andra system
För att underlätta arbetet och minimera felskrivningar så kan Klientkoll integreras med externa system.
Visma Advisor
Använder du Visma Advisor för att hantera dina klienter? Klientkoll kan integreras med Visma Advisor för att hämta klienter från kundregistret. Kontakta Visma om du vill aktivera integrationen.
Du får välja vad som ska läsas in och om de redan finns i Klientkoll står detta tydligt och de hamnar längst ned i listan för att göra det lätt att hitta nya klienter att läsa in.
Visma EEkonomi
Använder du Visma EEkonomi för att fakturera och sköta bokföringen? Klientkoll kan integreras med Visma EEkonomi för att hämta klienter från kundregistret. Kontakta Visma om du vill aktivera integrationen.
Du får välja vad som ska läsas in och om de redan finns i Klientkoll står detta tydligt och de hamnar längst ned i listan för att göra det lätt att hitta nya klienter att läsa in.
Andra system
Det är enkelt att läsa in klienter från andra system. Exportera kundregistret till en tabbseparerad textfil och importera den i Klientkoll.
Du får välja vad som ska läsas in och om de redan finns i Klientkoll står detta tydligt och de hamnar längst ned i listan för att göra det lätt att hitta nya klienter att läsa in.